Dein Kunde zahlt nicht? Dann ist eine Mahnung der erste formelle Schritt. Mit der richtigen Vorlage für erste, zweite und dritte Mahnung bleibst du professionell und schützt deine rechtliche Position. Hier bekommst du alle drei Stufen – direkt einsatzbereit.
- Rechtlich reicht eine einzige Mahnung, um den Schuldner in Verzug zu setzen
- Nach Fälligkeit und Rechnungsdatum kann der Verzug auch ohne Mahnung eintreten (§ 286 BGB)
- Mahngebühren und Verzugszinsen können ab Verzugseintritt berechnet werden
- Nach erfolgloser dritter Mahnung folgt in der Regel gerichtlicher Mahnbescheid oder Klage
- Tonalität: sachlich und höflich – auch in der dritten Mahnung
Mahnung Vorlage: Erste Mahnung (Zahlungserinnerung)
Die erste Mahnung ist eine freundliche Erinnerung – oft reicht sie schon. Ton bleibt sachlich und professionell:
[Adresse]
Sehr geehrte/r [Frau/Herr Name],
im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung haben wir Ihnen mit Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] einen Betrag von [Betrag] Euro in Rechnung gestellt.
Das Zahlungsziel lautete auf den [Fälligkeitsdatum]. Bis heute ist der Betrag leider noch nicht bei uns eingegangen.
Möglicherweise hat sich die Zahlung überschnitten – in diesem Fall betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Bitte überweisen Sie den ausstehenden Betrag bis zum [neues Zahlungsziel] auf unser Konto:
IBAN: [IBAN] · BIC: [BIC] · Verwendungszweck: Rechnung [Rechnungsnummer]
Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[Name / Unterschrift]
Mahnung Vorlage: Zweite Mahnung
Wenn nach der ersten Mahnung keine Reaktion kommt, wird der Ton etwas bestimmter – und du weist auf mögliche Konsequenzen hin:
[Adresse]
Sehr geehrte/r [Frau/Herr Name],
bereits mit unserem Schreiben vom [Datum der 1. Mahnung] haben wir Sie an den offenen Betrag aus Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] in Höhe von [Betrag] Euro erinnert.
Bis heute liegt uns weder die Zahlung noch eine Rückmeldung von Ihnen vor. Wir bitten Sie dringend, den Betrag bis spätestens [neues Zahlungsziel] zu begleichen.
Bitte beachten Sie, dass bei weiterem Zahlungsverzug Mahngebühren in Höhe von [z.B. 5,00 Euro] sowie Verzugszinsen von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz anfallen.
Offener Betrag: [Betrag] € · IBAN: [IBAN] · Verwendungszweck: Rechnung [Rechnungsnummer]
Mit freundlichen Grüßen
[Name / Unterschrift]
Mahnung Vorlage: Dritte Mahnung (Letzte Mahnung)
Die dritte Mahnung ist eine letzte Warnung vor dem gerichtlichen Schritt. Sie sollte klar und unmissverständlich sein:
[Adresse]
Sehr geehrte/r [Frau/Herr Name],
wir haben Sie mit Schreiben vom [Datum 1. Mahnung] und [Datum 2. Mahnung] erfolglos zur Zahlung des offenen Betrags aus Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] aufgefordert. Der Betrag ist seit [Fälligkeitsdatum] überfällig.
Der nunmehr offene Gesamtbetrag lautet:
| Ursprünglicher Rechnungsbetrag | [Betrag] € |
| Mahngebühren | [Betrag] € |
| Verzugszinsen (5 % über Basiszins) | [Betrag] € |
| Gesamtbetrag | [Betrag] € |
Wir fordern Sie auf, diesen Betrag bis spätestens [Datum – z.B. 7 Tage] zu begleichen. Sollte die Zahlung bis zu diesem Datum nicht eingehen, werden wir ohne weitere Ankündigung einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen oder rechtliche Schritte einleiten.
IBAN: [IBAN] · Verwendungszweck: Rechnung [Rechnungsnummer] inkl. Mahngebühren
Mit freundlichen Grüßen
[Name / Unterschrift]
Wann tritt Verzug ein?
In Deutschland tritt Verzug nicht automatisch mit dem Fälligkeitsdatum ein – in der Regel brauchst du eine Mahnung. Eine wichtige Ausnahme nach § 286 Abs. 3 BGB: Wenn eine Rechnung ein konkretes Zahlungsziel hat (z.B. „zahlbar innerhalb von 30 Tagen“), tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch ein – ohne Mahnung.
Ab Verzugseintritt darfst du Verzugszinsen berechnen: Bei Verbrauchergeschäften 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei B2B-Geschäften 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
Was nach der dritten Mahnung kommt
Wenn drei Mahnungen ohne Ergebnis bleiben, gibt es zwei Wege:
- Gerichtlicher Mahnbescheid – online über das Mahngericht beantragen (gering pauschal), der Schuldner muss innerhalb von 14 Tagen Widerspruch einlegen oder zahlen
- Klage – Bei Beträgen unter 5.000 Euro beim Amtsgericht, darüber beim Landgericht (hier lohnt sich ein Anwalt)
Alternativ kannst du das Inkasso an ein Inkassobüro übergeben – die übernehmen die weitere Abwicklung gegen eine Provision, die der Schuldner in der Regel ebenfalls bezahlen muss.
Fazit
Mahnungen sind ein normaler Teil des Geschäftslebens – geh sie sachlich und strukturiert an. Nutze die drei Vorlagen oben und passe den Ton von freundlich zu bestimmt an, je nach Stufe. Die dritte Mahnung sollte immer eine klare Frist und den Hinweis auf den nächsten rechtlichen Schritt enthalten – dann weißt du, woran du bist, und der Schuldner auch.
Häufige Fragen zur Mahnung
Muss ich vor dem Mahnbescheid dreimal mahnen?
Nein. Rechtlich reicht eine Mahnung – oder keine, wenn der Verzug durch Fristablauf automatisch eingetreten ist. Die drei Stufen sind eine kaufmännische Praxis, keine Rechtspflicht.
Darf ich Mahngebühren berechnen?
Ja, wenn der Schuldner im Verzug ist. Üblich sind 2,50 bis 5,00 Euro pro Mahnung. Die Gebühr muss angemessen sein – überhöhte Mahngebühren können von Gerichten nicht anerkannt werden.
Kann ich per E-Mail mahnen?
Ja, eine E-Mail reicht für die Mahnung grundsätzlich aus. Für rechtliche Sicherheit ist ein PDF als Anhang sinnvoll. Bei der letzten Mahnung empfiehlt sich zusätzlich ein Brief per Einschreiben, damit du den Zugang nachweisen kannst.