Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Gesetzliche Regelungen und Rechtsprechung können sich ändern (Stand: Juli 2026) – sprich im Zweifel mit einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Eine Abmahnung ist das schärfste Mittel vor einer Kündigung – und gleichzeitig oft die Voraussetzung dafür, dass eine verhaltensbedingte Kündigung überhaupt wirksam ist. Hier findest du ein rechtssicheres Muster mit den Pflichtinhalten und einer Erklärung, wann eine Abmahnung sinnvoll ist.
- Abmahnung = formeller Hinweis auf Pflichtverletzung + Warnung vor Konsequenzen
- Kein gesetzliches Formerfordernis – Schriftform aber dringend empfohlen
- Pflichtinhalte: konkreter Vorwurf, Aufforderung zur Verhaltensänderung, Kündigungsandrohung
- Ohne Abmahnung ist eine verhaltensbedingte Kündigung oft unwirksam
- Der Arbeitnehmer kann der Abmahnung widersprechen und unter Umständen die Entfernung aus der Personalakte verlangen
Abmahnung Muster (Arbeitgeber an Arbeitnehmer)
Das Muster zeigt die Struktur einer rechtssicheren Abmahnung. Die konkreten Details (Datum, Vorwurf, Name) musst du auf deinen Fall anpassen:
[Ort], [Datum]
[Adresse]
Sehr geehrte/r [Frau/Herr Name],
wir müssen Ihr Verhalten vom [konkretes Datum] ausdrücklich beanstanden. Im Einzelnen werfen wir Ihnen folgenden Sachverhalt vor:
[Konkrete und sachliche Beschreibung des Pflichtverstoßes – z.B.: „Am [Datum] sind Sie ohne vorherige Ankündigung und ohne Angabe von Gründen nicht zur Arbeit erschienen, obwohl Sie nicht krank gemeldet waren. Auf mehrfache Versuche der telefonischen Erreichbarkeit reagierten Sie nicht.“]
Dieses Verhalten stellt eine schwerwiegende Verletzung Ihrer arbeitsvertraglichen Pflichten dar.
Wir fordern Sie hiermit auf, Ihr Verhalten unverzüglich zu ändern und derartige Pflichtverstoße künftig zu unterlassen.
Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass wir im Wiederholungsfall eine ordentliche oder fristlose Kündigung Ihres Arbeitsverhältnisses nicht ausschließen.
Diese Abmahnung wird zu Ihrer Personalakte genommen.
Mit freundlichen Grüßen
Was muss eine Abmahnung enthalten?
Eine Abmahnung ist nur wirksam, wenn sie drei Kernelemente enthält:
- Rügefunktion – Das konkrete Fehlverhalten muss genau und nachvollziehbar beschrieben werden. Datum, Uhrzeit, Sachverhalt. Pauschal formulierungen („Sie kommen immer zu spät“) reichen nicht.
- Warnfunktion – Der Arbeitnehmer muss wissen, dass er sein Verhalten ändern soll – und was passiert, wenn er das nicht tut.
- Kündigungsandrohung – Explizit darauf hinweisen, dass im Wiederholungsfall eine Kündigung droht.
Wann ist eine Abmahnung sinnvoll?
Eine Abmahnung ist das Mittel bei verhaltensbedingten Verstößen – also bei Dingen, die der Arbeitnehmer selbst beeinflussen kann. Typische Gründe:
- Unentschuldigtes Fehlen oder wiederholtes Zuspätkommen
- Schlechtleistung trotz Aufforderung
- Arbeitsverweigerung
- Verstöße gegen betriebliche Regeln (z.B. Rauchverbot, Handyverbot)
- Beleidigungen oder Übergriffe gegenüber Kollegen oder Kunden
- Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht
Keine Abmahnung nötig ist bei so schwerwiegenden Verstößen, dass eine fristlose Kündigung sofort möglich ist – etwa Diebstahl, Körperverletzung oder grober Vertrauensbruch.
Wie viele Abmahnungen braucht es vor einer Kündigung?
Es gibt keine gesetzliche Zahl. In der Praxis gehen Gerichte davon aus, dass bei normalem verhaltensbedingten Fehlverhalten mindestens eine Abmahnung vor der Kündigung nötig ist. Bei sehr ähnlichen Verstößen kann eine zweite Abmahnung für das gleiche Verhalten nötig sein. Bei extrem schwerwiegenden Verstößen kann schon die erste Abmahnung ausreichen – oder sie ist gar nicht nötig.
Was kann der Arbeitnehmer tun?
Der Arbeitnehmer hat das Recht, der Abmahnung zu widersprechen und eine schriftliche Gegendarstellung zur Personalakte zu verlangen. Das ist sinnvoll, wenn der Vorwurf unzutreffend oder ungenau ist. Eine feste Frist für die Entfernung aus der Personalakte gibt es dagegen nicht. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kann der Arbeitnehmer die Entfernung verlangen, wenn die Abmahnung ihre Warnfunktion verloren hat und der Arbeitgeber kein schutzwürdiges Interesse mehr an ihr hat – das ist einzelfallabhängig und oft erst nach mehreren Jahren beanstandungsfreien Verhaltens der Fall.
Fazit
Eine Abmahnung ist kein Selbstzweck – sie ist die rechtlich notwendige Vorstufe zur verhaltensbedingten Kündigung. Damit sie wirksam ist, muss sie den konkreten Verstoß benennen, eine klare Aufforderung zur Verhaltensänderung enthalten und auf die mögliche Kündigung hinweisen. Nutze das Muster oben und passe es immer auf den konkreten Sachverhalt an – vage Formulierungen können die Abmahnung unwirksam machen.
Häufige Fragen zur Abmahnung
Ist eine mündliche Abmahnung wirksam?
Ja, theoretisch – aber du kannst sie kaum beweisen. Im Streitfall vor dem Arbeitsgericht trägt der Arbeitgeber die Beweislast. Eine schriftliche Abmahnung mit Empfangsbestätigung ist deshalb die einzig sinnvolle Option.
Darf ich als Arbeitgeber mehrere Verstöße in eine Abmahnung packen?
Ja, du kannst mehrere Verstöße in einer Abmahnung rügen – sofern sie alle konkret und nachvollziehbar beschrieben sind. Achte darauf, jeden Sachverhalt einzeln darzustellen.
Kann ich eine Abmahnung wieder zurückziehen?
Ja, der Arbeitgeber kann eine Abmahnung jederzeit zurückziehen und aus der Personalakte entfernen. Das ist sinnvoll, wenn sich herausstellt, dass der Vorwurf unbegründet war oder eine einvernehmliche Lösung angestrebt wird.