Autor: Startup Initative Redaktion

Ein Stundennachweis ist die schriftliche Dokumentation geleisteter Arbeitsstunden – und in vielen Branchen Pflicht, um Stunden gegenüber Arbeitgeber oder Auftraggeber nachzuweisen. Hier findest du Vorlagen für Word, PDF und Excel sowie eine Erklärung, wann welches Format sinnvoll ist. Das Wichtigste in Kürze Stundennachweis dokumentiert geleistete Stunden für Abrechnung oder interne Kontrolle Word/PDF: für Ausdrucken und Unterschreiben – klassisch und einfach Excel: für automatische Berechnungen und Summen Pflichtangaben: Name, Zeitraum, Datum, Beginn/Ende, Pause, Gesamtstunden, Unterschrift Freelancer: Stundennachweis als Anlage zur Rechnung schafft Transparenz Stundennachweis Vorlage (universell) STUNDENNACHWEIS Monat/Zeitraum: __________________ · Jahr: ______ Mitarbeiter/Auftragnehmer:________________________ Projekt/Auftraggeber:________________________ Kostenstelle/Abteilung:________________________ Datum Beginn Ende Pause Std. (netto)…

Eine Excel-Vorlage für die Arbeitszeiterfassung spart Zeit und schafft Transparenz – für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Hier zeigen wir dir, wie du eine funktionsfähige Vorlage aufbaust, welche Formeln du brauchst und was die gesetzliche Grundlage für Zeiterfassung in Deutschland ist. Das Wichtigste in Kürze Arbeitgeber müssen Überstunden und Sonntagsarbeit dokumentieren (§ 16 ArbZG) Das EuGH-Urteil 2019 und das BAG-Urteil 2022 fordern vollständige Arbeitszeiterfassung Excel eignet sich für einfache Teams – nicht GoBD-konform, da nachträglich änderbar Schlüsselformel: =(Arbeitsende-Arbeitsbeginn-Pause)*24 Mindestaufbewahrung: 2 Jahre nach § 16 Abs. 2 ArbZG, steuerlich 10 Jahre Arbeitszeiterfassung Excel Vorlage: Grundstruktur Eine vollständige Monatsvorlage hat folgende Spalten: Datum Wochentag…

Ein Kassenbuch in Excel zu führen ist für viele Selbstständige und Unternehmer die einfachste Lösung – solange es korrekt aufgebaut ist. Hier zeigen wir dir, wie eine GoBD-nahe Kassenbuch-Vorlage in Excel aussieht, welche Formeln du brauchst und wo die Grenzen von Excel als Kassenbuch-Tool liegen. Das Wichtigste in Kürze Excel-Kassenbuch: praktisch für kleine Bargeldumsätze, aber kein GoBD-konformes Tool Pflicht: Belegnummer, Datum, Buchungstext, Einnahme oder Ausgabe, laufender Kassenbestand Kein negativer Kassenbestand – physisch unmöglich, daher Warnung einbauen Regelmäßig ausdrucken und mit Kassensturz abgleichen Für buchführungspflichtige Unternehmen besser: spezielles Kassenbuch-Software Kassenbuch Excel Vorlage: Aufbau und Formeln Die Grundstruktur eines Excel-Kassenbuchs besteht aus…

Ein Angebot zu schreiben ist mehr als eine Preisliste zu verschicken. Wer das Angebot gut formuliert, erhöht seine Chancen auf den Auftrag – und macht gleichzeitig den Vertrag wasserdicht. Hier findest du die richtige Struktur, Vorlage und die häufigsten Fehler, die du vermeiden solltest. Das Wichtigste in Kürze Ein Angebot ist ein rechtlich bindender Vertragsantrag – mit Annahme kommt der Vertrag zustande Pflichtinhalt: Leistungsbeschreibung, Preise, Gültigkeitsdauer, Zahlungsbedingungen Was nicht im Angebot steht, ist nicht Teil des Vertrags Professioneller Aufbau: Einleitung, Leistungspositionen, Preisübersicht, Konditionen Immer Gültigkeitsdatum setzen – sonst gilt das Angebot unbegrenzt Aufbau eines professionellen Angebots Ein gutes Angebot folgt…

Ein Stundenzettel erfasst die tägliche Arbeitszeit – und wenn er in Excel gebaut ist, rechnet er auch gleich alles automatisch aus. Hier erfährst du, wie du einen funktionsfähigen Stundenzettel in Excel erstellst und was er können muss. Das Wichtigste in Kürze Ein Excel-Stundenzettel erfasst Arbeitsbeginn, -ende, Pausen und Nettoarbeitszeit Schlüsselformel: =(C2-B2-D2)*24 rechnet Zeit in Dezimalstunden um Überstunden automatisch ausweisen durch Formel: =MAX(0,E2-Sollzeit) Für rechtliche Anforderungen: Unterschrift, Name, Monat – keine Excel-Datei ohne Ausdruck Alternative: Fertige Vorlagen über Microsoft Office, DATEV-Formulare oder Zeiterfassungs-Apps Stundenzettel Excel: Grundstruktur Ein funktionsfähiger Stundenzettel in Excel braucht diese Spalten: Spalte A Spalte B Spalte C Spalte…

Dezimalstunden, Industriestunden, Kommazeit – drei Namen für dieselbe Sache: Zeit nicht in Stunden und Minuten, sondern als Dezimalzahl. Wer Lohn abrechnet oder Arbeitszeiten aufzeichnet, kommt damit früher oder später in Berührung. Der Rechner unten macht die Umrechnung sofort. Das Wichtigste in Kürze Dezimalstunden = Stunden + Minuten ÷ 60 (z.B. 7h 30min = 7,50 Std.) Rückumrechnung: Dezimalanteil × 60 = Minuten (0,75 × 60 = 45 min) Dezimalstunden werden in Lohnabrechnung, Zeiterfassung und Stundenzettel verwendet Nicht verwechseln: 7,45 Std. ≠ 7h 45min (7,45 Std. = 7h 27min!) Industrieminuten: 1 Std. = 100 Industrieminuten (anderes System) Dezimalstunden Rechner Dezimalstunden: Formel und…

Eine Quittung ist der einfachste Zahlungsnachweis – und trotzdem gibt es Pflichtangaben, die nicht fehlen dürfen. Hier bekommst du eine fertige Vorlage, die du direkt ausdrucken oder digital versenden kannst. Das Wichtigste in Kürze Eine Quittung bestätigt den Empfang einer Zahlung – kein Ersatz für eine Rechnung Pflichtangaben: Aussteller, Empfänger, Betrag, Datum, Zweck, Unterschrift Bis 250 Euro brutto reicht eine vereinfachte Quittung (Kleinbetragsbeleg) Quittungen sind Buchungsbelege – 10 Jahre aufbewahren Digitale Quittungen (PDF) sind rechtsgültig Quittung Vorlage: Klassische Zahlungsquittung QUITTUNG Ausgestellt von:________________________ Erhalten von:________________________ Betrag in Worten:________________________ Betrag in Zahlen:____________ € Verwendungszweck:________________________ Zahlungsart:□ Bar □ Überweisung □ EC/Karte Datum:________________________ Ort,…

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG gelten für deine Rechnung besondere Regeln: Du darfst keine Mehrwertsteuer ausweisen und musst einen Pflichthinweis auf § 19 UStG ergänzen. Hier findest du die komplette Vorlage mit allen Pflichtangaben und einer Erklärung, was du beachten musst. Das Wichtigste in Kürze Kleinunternehmer dürfen keine MwSt. auf der Rechnung ausweisen Pflichthinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ Ohne USt-IdNr. – nur Steuernummer reicht Kunden ohne Vorsteuerabzugsberechtigung profitieren von niedrigeren Preisen Grenze 2024/2025: Umsatz max. 22.000 € im Vorjahr, max. 50.000 € im laufenden Jahr Kleinunternehmer Rechnung Vorlage Diese Vorlage enthält alle Pflichtangaben für Kleinunternehmer…

Wenn du eine Dienstleistung für eine Privatperson erbringst, gelten andere Regeln als bei Geschäftskunden. Der größte Unterschied: Privatpersonen können keine Vorsteuer abziehen – das macht die Rechnungsgestaltung einfacher. Trotzdem müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten sein. Hier ist die vollständige Vorlage. Das Wichtigste in Kürze Privatrechnung = Rechnung an eine Privatperson (nicht Unternehmer) Pflichtangaben nach § 14 UStG gelten auch bei Privatrechnungen ab 250 Euro Der Bruttobetrag steht im Vordergrund – keine Netto/MwSt-Aufteilung zwingend erforderlich Bei Kleinunternehmern: Hinweis auf § 19 UStG statt MwSt-Ausweis Aufbewahrungspflicht 10 Jahre gilt auch für Privatrechnungen Privatrechnung Vorlage: Muster mit allen Pflichtangaben Diese Vorlage eignet sich für…

Gewerbesteuer – wer zahlt sie, wie viel, und was bleibt übrig? Der Rechner unten gibt dir eine schnelle Schätzung. Danach erklären wir, wie die Berechnung funktioniert und was du als Einzelunternehmer, Personengesellschaft oder GmbH wissen musst. Das Wichtigste in Kürze Gewerbesteuer trifft alle Gewerbetreibenden – nicht Freiberufler Freibetrag für Einzelunternehmen und Personengesellschaften: 24.500 Euro Formel: Gewinn × 3,5 % × Hebesatz der Gemeinde Durchschnittlicher Hebesatz Deutschland: ca. 400 % (effektiv ~14 % GewSt) Einzelunternehmer können die GewSt pauschal auf ihre Einkommensteuer anrechnen Gewerbesteuer Rechner Gib deinen Gewinn und den Hebesatz deiner Gemeinde ein – der Rechner zeigt dir die Gewerbesteuer…