Ein Stundenzettel erfasst die tägliche Arbeitszeit – und wenn er in Excel gebaut ist, rechnet er auch gleich alles automatisch aus. Hier erfährst du, wie du einen funktionsfähigen Stundenzettel in Excel erstellst und was er können muss.
- Ein Excel-Stundenzettel erfasst Arbeitsbeginn, -ende, Pausen und Nettoarbeitszeit
- Schlüsselformel: =(C2-B2-D2)*24 rechnet Zeit in Dezimalstunden um
- Überstunden automatisch ausweisen durch Formel: =MAX(0,E2-Sollzeit)
- Für rechtliche Anforderungen: Unterschrift, Name, Monat – keine Excel-Datei ohne Ausdruck
- Alternative: Fertige Vorlagen über Microsoft Office, DATEV-Formulare oder Zeiterfassungs-Apps
Stundenzettel Excel: Grundstruktur
Ein funktionsfähiger Stundenzettel in Excel braucht diese Spalten:
| Spalte A | Spalte B | Spalte C | Spalte D | Spalte E | Spalte F |
|---|---|---|---|---|---|
| Datum | Beginn | Ende | Pause (h) | Netto (h) | Überstunden |
| 01.04.2026 | 08:00 | 17:30 | 0,75 | =(C2-B2)*24-D2 | =MAX(0,E2-8) |
| 02.04.2026 | 09:00 | 17:00 | 0,5 | 7,50 | 0,00 |
Die wichtigsten Excel-Formeln für den Stundenzettel
Nettoarbeitszeit berechnen
Excel speichert Uhrzeiten als Bruchteile eines Tages (8:00 = 0,333…). Um daraus Stunden zu machen, multiplizierst du mit 24. Die Pausenzeit ziehst du als Dezimalstunden ab:
Formatiere die Zellen B und C als „Zeit“ (HH:MM), Spalte D und E als „Zahl“ mit 2 Dezimalstellen.
Überstunden automatisch ausweisen
=MIN(0,E2-8) // Fehlstunden (wenn weniger als 8h)
Monatssumme und Überstundenkonto
=SUMME(F2:F32) // Überstunden gesamt
=SUMME(E2:E32)-Sollzeit // Differenz Soll/Ist
Vollständige Monatsvorlage: Aufbau
Ein vollständiger Stundenzettel für einen Monat sollte folgende Bereiche haben:
- Kopfzeile: Name, Monat/Jahr, Abteilung, Sollarbeitszeit/Tag
- Tabellenbereich: 31 Zeilen (eine pro Tag), mit Datum, Wochentag, Beginn, Ende, Pause, Netto, Überstunden
- Wochenenden automatisch grau färben: Bedingte Formatierung → Formel: =WOCHENTAG(A2;2)>5
- Monatsübersicht: Soll-Stunden, Ist-Stunden, Differenz, Überstundensaldo
- Unterschriftenfeld: Mitarbeiter, Vorgesetzter, Datum
Rechtliche Anforderungen: Was muss ein Stundenzettel erfüllen?
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) verpflichtet Arbeitgeber, Arbeitszeiten zu dokumentieren – insbesondere Überstunden und Sonntagsarbeit. Das EuGH-Urteil von 2019 („CCOO-Urteil“) hat dazu geführt, dass in Deutschland zunehmend eine vollständige Zeiterfassung erwartet wird.
Für den Stundenzettel bedeutet das: Er sollte täglich geführt, von Mitarbeiter und Vorgesetztem unterschrieben und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Eine rein digitale Excel-Datei ohne Unterschrift reicht für offizielle Zwecke oft nicht aus – drucke den Monatsbogen aus oder nutze eine GoBD-konforme Software.
Fazit
Ein Excel-Stundenzettel ist schnell gebaut und funktioniert für kleine Teams gut. Entscheidend sind die richtigen Formeln für Nettozeit und Überstunden – und dass die Vorlage am Ende des Monats ausgedruckt und unterschrieben wird. Für größere Teams oder strengere Anforderungen lohnt sich eine dedizierte Zeiterfassungs-Software.
Häufige Fragen zum Stundenzettel in Excel
Warum zeigt Excel nach meiner Formel „###“ an?
Die Spalte ist zu schmal. Ziehe sie breiter. Außerdem passiert das, wenn das Ergebnis negativ ist und die Zelle als Zeit formatiert ist – dann multipliziere mit 24 und formatiere als Zahl.
Kann ich den Stundenzettel kostenlos herunterladen?
Microsoft Office bietet über office.com fertige Stundenzettel-Vorlagen an – diese kannst du kostenlos herunterladen und anpassen. Auch DATEV bietet standardisierte Formulare zum kostenlosen Download.
Ist ein Excel-Stundenzettel GoBD-konform?
Nein – eine einfache Excel-Datei ist nicht GoBD-konform, weil sie nachträglich änderbar ist. Für offizielle Zeiterfassung brauchst du entweder einen ausgedruckten und unterschriebenen Bogen oder eine Software, die Änderungen protokolliert.