Eine Rechnung zu schreiben klingt einfach – ist es aber nur, wenn du alle Pflichtangaben kennst. Fehlt auch nur eine davon, riskierst du, dass dein Kunde die Vorsteuer nicht abziehen kann und du im Nachhinein Korrekturen vornehmen musst. Hier findest du die vollständige Muster-Rechnung mit Erklärung.
- Rechnungen über 250 € brutto benötigen 11 Pflichtangaben (§ 14 UStG)
- Bei Kleinunternehmern entfällt die Mehrwertsteuer – aber der Hinweis muss rein
- Eine fehlende Steuernummer oder Rechnungsnummer macht die Rechnung angreifbar
- Rechnungen unter 250 € (Kleinstbetragsrechnungen) gelten vereinfachten Regeln
- Fälligkeit: ohne Angabe sind 30 Tage nach Erhalt üblich (§ 271 BGB)
Rechnung Vorlage – Muster mit allen Pflichtangaben
Musterstraße 1
12345 Musterstadt
USt-IdNr.: DE123456789
Steuernummer: 12/345/67890
Rechnungsdatum: 30.04.2026
Rechnungsnummer: 2026-042
Muster GmbH
Kundenstraße 5
67890 Kundenstadt
Rechnung 2026-042
| Pos. | Leistungsbeschreibung | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Webdesign Projekt „Neuer Onlineauftritt“ Leistungszeitraum: April 2026 | 10 h | 95,00 € | 950,00 € |
| 2 | Beratung & Konzept | 2 h | 95,00 € | 190,00 € |
Nettobetrag: 1.140,00 €
zzgl. 19% MwSt.: 216,60 €
Gesamtbetrag: 1.356,60 €
Zahlbar bis: 30.05.2026 (30 Tage netto)
Bankverbindung: IBAN DE12 3456 7890 1234 5678 90 · BIC: MUBKDE1234
Die 11 Pflichtangaben einer Rechnung
Jede Rechnung über 250 Euro brutto muss laut § 14 UStG folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsausstellers
- Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsempfängers
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer (eindeutig, einmalig)
- Menge und Art der gelieferten Waren / erbrachten Leistungen
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (kann auch Zeitraum sein)
- Netto-Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- Angewendeter Steuersatz und Steuerbetrag
- Bruttobetrag (Gesamtzahlungsbetrag)
- Hinweis auf Steuerbefreiung (falls zutreffend, z.B. § 19 UStG bei Kleinunternehmern)
Rechnung als Kleinunternehmer schreiben
Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Mehrwertsteuer aus. Stattdessen muss ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung in der Rechnung stehen – zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Ohne diesen Hinweis könnte das Finanzamt eine nachträgliche Steuerpflicht geltend machen.
Rechnungsnummern richtig vergeben
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und eindeutig sein. Sie darf keine Lücken enthalten – eine fehlende Nummer im System wirft sofort Fragen auf. Gängige Formate sind: 2026-001, RE-2026-042, oder schlicht 1001, 1002, 1003. Wichtig: Die Nummerierung kann auch getrennt pro Kunde erfolgen, solange sie insgesamt eindeutig bleibt.
Fazit
Eine korrekte Rechnung ist die Grundlage für pünktliche Bezahlung und reibungslose Buchhaltung – auf beiden Seiten. Das Muster oben zeigt alle Pflichtangaben in der Praxis. Kopiere es als Vorlage, passe es auf dein Unternehmen an und prüfe es regelmäßig auf Aktualität – besonders wenn du die Preise oder Steuernummern änderst.
Häufige Fragen zum Rechnung schreiben
Muss eine Rechnung in Euro ausgestellt werden?
Nein, Rechnungen können auch in anderen Währungen ausgestellt werden. Für steuerliche Zwecke muss der Betrag jedoch in Euro umgerechnet werden – zum amtlichen Devisenkurs am Leistungstag.
Wie lange darf ich mit dem Stellen einer Rechnung warten?
Bei B2B-Leistungen (andere Unternehmer als Empfänger) muss die Rechnung spätestens sechs Monate nach Leistungserbringung ausgestellt werden. Bei B2C-Leistungen gibt es keine starre Frist, aber die Verjährungsfrist für Forderungen beträgt drei Jahre.
Was ist, wenn ich einen Fehler in der Rechnung entdecke?
Du musst eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung ausstellen. Du kannst eine fehlerhafte Rechnung nicht einfach überschreiben oder löschen – die Rechnungsnummer ist bereits vergeben und muss im System bleiben.