Kleinunternehmer Rechnung: Pflichtangaben & Muster

Als Kleinunternehmer hast du besondere Regeln beim Rechnungstellen. Welche Pflichtangaben deine Rechnung enthalten muss, was du nicht schreiben darfst und wie eine korrekte Kleinunternehmer-Rechnung aussieht – hier bekommst du alle Antworten. Und falls sich doch einmal ein Fehler einschleicht, zeigt dir eine Anleitung zur korrigierten Rechnung, wie du ihn rechtssicher behebst.

Wer ist Kleinunternehmer?

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG gilt für dich, wenn:

• Dein Vorjahresumsatz nicht mehr als 25.000 Euro betragen hat, UND
• Dein Umsatz im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht übersteigt

Seit dem 1. Januar 2025 gelten diese erhöhten Grenzen verbindlich. Wenn du sie einhältst und die Kleinunternehmerregelung nicht abgewählt hast, bist du Kleinunternehmer – und musst keine Umsatzsteuer erheben und abführen.

Pflichtangaben auf der Kleinunternehmer-Rechnung

Eine Kleinunternehmer-Rechnung muss alle normalen Rechnungspflichtangaben nach § 14 UStG enthalten:

• Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsstellers
• Vollständiger Name und Adresse des Empfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer (seit 2025 für Kleinunternehmer nicht mehr vorgeschrieben, aber sinnvoll)
• Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang und Art der Dienstleistung
• Leistungsdatum (oder Lieferungsdatum) – ebenfalls keine Pflichtangabe mehr, seit § 34a UStDV die Angaben für Kleinunternehmer abschließend regelt
• Rechnungsbetrag (brutto = netto, da keine MwSt.)
• Hinweis auf Kleinunternehmerregelung

Pflichthinweis: Wie formulierst du ihn?

Der wichtigste Unterschied zur normalen Rechnung: Du musst einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung setzen. Es gibt keine vorgeschriebene exakte Formulierung, aber folgende Varianten sind üblich und anerkannt:

Was darfst du als Kleinunternehmer NICHT auf die Rechnung schreiben?

Das ist der häufigste Fehler: Als Kleinunternehmer darfst du auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen – auch nicht mit 0 %. Weist du trotzdem Umsatzsteuer mit einem Betrag aus (etwa „zzgl. 19 % MwSt.“), schuldest du dem Finanzamt diese Steuer – auch wenn du sie gar nicht vereinnahmen wolltest (unberechtigter Steuerausweis nach § 14c UStG). Und auch Angaben wie „0 % MwSt.“ gehören nicht auf eine Kleinunternehmer-Rechnung: Verzichte komplett auf die Nennung eines Steuersatzes.

Schreib daher niemals:

• „inkl. 0 % MwSt.“ ← falsch
• „zzgl. 19 % MwSt.: 0,00 €“ ← falsch
• Jede andere Angabe eines Steuersatzes ← falsch

Muster: Kleinunternehmer-Rechnung

Fazit

Als Kleinunternehmer stellst du Rechnungen ohne Mehrwertsteuerausweis und ergänzt stattdessen den Pflichthinweis auf § 19 UStG. Alle anderen Pflichtangaben (Name, Adresse, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung) gelten genauso wie bei normalen Rechnungen. Der häufigste Fehler: irgendeinen Steuersatz angeben – das vermeidest du, indem du einfach gar keinen Steuersatz nennst.

Häufige Fragen zur Kleinunternehmer-Rechnung

Kann ich als Kleinunternehmer auch an Unternehmen (B2B) Rechnungen stellen?

Ja – du kannst problemlos an andere Unternehmen Rechnungen stellen. Der Nachteil für deinen Kunden: Er kann aus deiner Rechnung keine Vorsteuer ziehen, weil du keine MwSt. ausgewiesen hast. Das kann im B2B-Bereich ein Nachteil sein – manche Unternehmen bevorzugen Lieferanten mit regulärer Umsatzsteuerpflicht. Du kannst auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und dich freiwillig zur Umsatzsteuer veranlagen lassen.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine USt-IdNr.?

Nicht zwingend für inländische Rechnungen. Wenn du Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland erbringst, brauchst du eine USt-IdNr. – auch als Kleinunternehmer. In dem Fall gelten besondere Regelungen für grenzüberschreitende Leistungen. Die USt-IdNr. beantragst du kostenfrei beim Bundeszentralamt für Steuern.