Wer beruflich reist, kann Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten steuerlich absetzen oder vom Arbeitgeber erstattet bekommen – aber nur mit einer korrekten Reisekostenabrechnung. Hier findest du die vollständige Vorlage und alle wichtigen Regeln.
- Reisekosten umfassen: Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand, Nebenkosten
- Verpflegungspauschalen: 14 € (ab 8h), 28 € (24h) – ohne Einzelbelege
- Fahrtkostenpauschale: 0,30 € pro km (eigenes Fahrzeug)
- Alle Belege müssen aufbewahrt werden – außer bei Pauschalen
- Arbeitgebererstattungen bis zur Pauschale sind steuerfrei
Reisekostenabrechnung Vorlage
Die Vorlage zeigt eine vollständige Reisekostenabrechnung für eine mehrtägige Dienstreise:
| Name: | ________________________ |
| Abteilung / Projekt: | ________________________ |
| Reiseziel: | ________________________ |
| Reisezweck: | ________________________ |
| Abreise (Datum / Uhrzeit): | ________________________ |
| Rückkehr (Datum / Uhrzeit): | ________________________ |
| Kostenart | Beleg | Betrag (€) |
|---|---|---|
| Fahrtkosten | ||
| Bahn / Flug (Ticket) | □ ja | _______ |
| PKW-Pauschale (___ km × 0,30 €) | – | _______ |
| Taxi / ÖPNV | □ ja | _______ |
| Übernachtung | ||
| Hotel (ohne Frühstück) | □ ja | _______ |
| Verpflegungsmehraufwand | ||
| Abwesenheit 8–24h: ___ Tage × 14 € | – | _______ |
| Abwesenheit 24h: ___ Tage × 28 € | – | _______ |
| Nebenkosten | ||
| Parkgebühren, Maut, Gepäck etc. | □ ja | _______ |
| Gesamtbetrag | _______ € | |
Verpflegungspauschalen 2024/2025
Für den Verpflegungsmehraufwand musst du keine Einzelbelege sammeln – es gibt gesetzliche Pauschalen, die du ohne Nachweis geltend machen kannst. Die aktuellen Sätze für Deutschland:
- Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden: 14 Euro
- Abwesenheit von 24 Stunden: 28 Euro
- An- und Abreisetag bei mehrtägiger Reise: je 14 Euro (unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer)
Bekommt du vom Arbeitgeber oder auf der Veranstaltung Mahlzeiten gestellt, werden die Pauschalen gekürzt: Frühstück −5,60 €, Mittag- oder Abendessen je −11,20 €.
Fahrtkosten: Pauschale oder Nachweis?
Bei Fahrten mit dem eigenen PKW reicht die Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro Kilometer – du brauchst keinen Tankbeleg. Wichtig: Du musst die gefahrenen Kilometer nachweisen können (z.B. per Kartenstrecke oder Navi-Aufzeichnung).
Bei öffentlichen Verkehrsmitteln, Bahn oder Flug gelten die tatsächlichen Kosten – mit Beleg. Fahrkarten und Flugtickets immer aufbewahren.
Übernachtungskosten
Hotelkosten werden in voller Höhe erstattet – vorausgesetzt, du hast den Beleg. Ein wichtiges Detail: Wenn das Frühstück im Hotelpreis enthalten ist, muss der Frühstücksanteil herausgerechnet werden (pauschaler Abzug: 5,60 €). Viele Hotels weisen das mittlerweile getrennt aus.
Reisekosten für Selbstständige
Als Selbstständiger oder Freiberufler gelten dieselben Regeln. Du kannst Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten als Betriebsausgaben in deiner EÜR oder Bilanz geltend machen. Auch hier gilt: Belege aufbewahren, Verpflegungspauschalen ohne Einzelbeleg, Fahrtkosten mit Kilometernachweis.
Fazit
Eine Reisekostenabrechnung ist kein Hexenwerk – wenn du die Struktur kennst. Nutze die Vorlage oben und füll sie direkt nach der Reise aus, solange alles noch frisch ist. Belege sofort sichern, Pauschalen kennen und die Abrechnung zeitnah einreichen – dann gibt es bei der Erstattung oder der Steuererklärung keine Überraschungen.
Häufige Fragen zur Reisekostenabrechnung
Bis wann muss ich die Reisekostenabrechnung einreichen?
Es gibt keine gesetzliche Frist – aber die meisten Unternehmen haben interne Richtlinien (oft 4–8 Wochen nach der Reise). Für die Steuererklärung gilt: Die Ausgaben müssen dem jeweiligen Steuerjahr zugeordnet werden.
Kann ich Reisekosten auch ohne Arbeitgeber-Erstattung absetzen?
Ja – als Werbungskosten in deiner Einkommensteuererklärung. Das lohnt sich, wenn dein Arbeitgeber keine oder nur eine teilweise Erstattung zahlt. Den nicht erstatteten Teil kannst du als Werbungskosten abziehen.
Was zählt als Dienstreise?
Eine Dienstreise liegt vor, wenn du außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte (also deines normalen Arbeitsplatzes) tätig bist. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zählen nicht als Dienstreise – dafür gilt die Entfernungspauschale.