Eine Rechnung ist nicht gleich eine Rechnung. Je nach Rechtsform, Umsatzsteuerstatus und Rechnungsart gibt es unterschiedliche Anforderungen. Hier findest du fertige Muster für die häufigsten Fälle – mit allen Pflichtangaben und Erklärungen dazu.
- Rechnungen über 250 Euro brauchen alle 11 Pflichtangaben nach § 14 UStG
- Kleinunternehmer verzichten auf MwSt. und müssen auf § 19 UStG hinweisen
- Rechnungsnummern müssen fortlaufend und einmalig sein
- Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden
- Fehlerhafte Rechnungen können korrigiert werden – aber Stornierung ist oft sicherer
Rechnung Muster: Regelbesteuerte Rechnung (19 % MwSt.)
Das ist die Standard-Rechnung für Unternehmer, die der Regelbesteuerung unterliegen. Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen enthalten sein:
Musterstraße 1 · 80331 München
USt-IdNr.: DE123456789
Steuernummer: 123/456/7890
Rechnungsdatum: 30.04.2026
Leistungsdatum: April 2026
Musterfirma GmbH
Beispielweg 5 · 10115 Berlin
| Beschreibung | Menge | Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|---|
| Beratungsleistung April 2026 | 10 Std. | 120,00 € | 1.200,00 € |
| Nettobetrag | 1.200,00 € | ||
| zzgl. 19 % Umsatzsteuer | 228,00 € | ||
| Rechnungsbetrag (brutto) | 1.428,00 € | ||
Bankverbindung: IBAN DE89 1234 5678 9012 3456 78 · BIC: MUSTBIC1XXX
Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG vollständig enthalten
Rechnung Muster: Kleinunternehmer (ohne MwSt.)
Wenn du Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist, darfst du keine Mehrwertsteuer ausweisen – und musst das auch so auf der Rechnung angeben. Der Hinweis auf § 19 UStG ist Pflicht, sonst kann dein Kunde die Rechnung beanstanden:
Testgasse 3 · 20099 Hamburg
Steuernummer: 22/345/67890
Rechnungsdatum: 30.04.2026
Leistungsdatum: 28.04.2026
Peter Musterkunde
Kundenstraße 8 · 70173 Stuttgart
| Beschreibung | Betrag |
|---|---|
| Grafikdesign Logoerstellung | 450,00 € |
| Gesamtbetrag | 450,00 € |
Rechnung Muster: Gutschrift / Storno
Wenn du eine fehlerhafte Rechnung korrigieren musst oder eine Leistung stornierst, brauchst du eine Gutschrift. Wichtig: Im deutschen Steuerrecht ist eine „Gutschrift“ streng genommen eine Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt. Wenn du als Rechnungssteller korrigierst, sprich besser von einer „Stornorechnung“ oder „Rechnungskorrektur“:
zur Rechnung Nr. 2026-042 vom 30.04.2026
Diese Stornorechnung hebt die oben genannte Rechnung vollständig auf. Die ursprünglichen Beträge werden storniert:
| Beratungsleistung April 2026 (storniert) | -1.200,00 € |
| 19 % Umsatzsteuer (storniert) | -228,00 € |
| Stornobetrag gesamt | -1.428,00 € |
Stornorechnung-Nr.: 2026-042-S · Datum: 30.04.2026
Die 11 Pflichtangaben auf einen Blick
Für Rechnungen über 250 Euro brutto gelten nach § 14 Abs. 4 UStG folgende Pflichtangaben:
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
- Zeitpunkt der Lieferung / Leistung (oder Leistungszeitraum)
- Netto-Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- Angewendeter Steuersatz sowie Steuerbetrag
- Bruttobetrag
- Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung (z.B. § 19 UStG bei Kleinunternehmern)
Fazit
Nutze die passende Vorlage für deine Situation – regelbesteuert, Kleinunternehmer oder Storno. Das Wichtigste ist, dass alle Pflichtangaben vorhanden sind, die Rechnungsnummer fortlaufend ist und du das Datum der erbrachten Leistung angibst. Fehler bei der Rechnung können dazu führen, dass dein Kunde keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann – was Beschwerden und Nacharbeiten bedeutet.
Häufige Fragen zum Rechnung Muster
Muss ich das Leistungsdatum auf der Rechnung angeben?
Ja, das Datum oder den Zeitraum der erbrachten Leistung musst du angeben – auch wenn es mit dem Rechnungsdatum identisch ist. In diesem Fall reicht der Hinweis „entspricht Rechnungsdatum“.
Kann ich die Rechnungsnummer frei wählen?
Die Nummerierung muss fortlaufend und einmalig sein – das Format kannst du selbst wählen. Gängig: Jahr-Nummer (2026-001) oder Jahr-Monat-Nummer (2026-04-001). Du darfst auch mehrere getrennte Nummernkreise führen (z.B. je Kunde oder Projekt), solange jede Nummer innerhalb des Kreises eindeutig ist.
Was passiert bei einer fehlerhaften Rechnung?
Du kannst eine fehlerhafte Rechnung entweder korrigieren (wenn es nur kleinere Fehler sind) oder vollständig stornieren und eine neue ausstellen. Für den Vorsteuerabzug deines Kunden ist eine korrekte Rechnung notwendig – eine fehlerhafte Rechnung berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.