Du hast einen Kunden zum Essen eingeladen und möchtest die Kosten als Betriebsausgabe absetzen? Dafür brauchst du einen ordnungsgemäß ausgefüllten Bewirtungsbeleg – nicht nur den Kassenbon vom Restaurant. Hier bekommst du die vollständige Vorlage und alle Pflichtangaben.
- Bewirtungskosten sind zu 70% als Betriebsausgabe absetzbar (§ 4 Abs. 5 EStG)
- Du brauchst zwingend: Rechnung vom Lokal + ausgefüllten Bewirtungsbeleg
- Pflichtangaben: alle Teilnehmer mit Namen und Funktion, Anlass, Ort, Betrag
- Fehlt eine Angabe, streicht das Finanzamt den Abzug komplett
- Bewirtungen des eigenen Personals (Betriebsfeier) gelten anders – dort 100% absetzbar
Bewirtungsbeleg Vorlage
Fülle diesen Beleg direkt am Tag der Bewirtung aus – am besten noch im Restaurant. Spätere Ergänzungen wirken unglaubwürdig.
gem. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG
| Datum der Bewirtung: | ________________ |
| Ort / Restaurant: | ________________ |
| Gesamtbetrag inkl. MwSt.: | ________________ € |
| davon Trinkgeld: | ________________ € |
| Geschäftlicher Anlass: | ________________ |
| Teilnehmer (Name + Firma/Funktion): | ________________ |
Beleg an die Restaurantrechnung heften · Aufbewahrung: 10 Jahre
Warum reicht der Kassenbon vom Restaurant nicht?
Der Kassenbon belegt nur, dass du im Restaurant bezahlt hast. Er sagt nichts darüber aus, wen du bewirtet hast, warum, und ob ein geschäftlicher Anlass vorlag. Das Finanzamt akzeptiert Bewirtungskosten nur dann, wenn beides vorliegt: die Restaurantrechnung und der ausgefüllte Bewirtungsbeleg.
Die 5 Pflichtangaben im Detail
1. Ort und Name des Restaurants
Trag den vollständigen Namen und die Adresse des Lokals ein. Auf der Restaurantrechnung steht das meist automatisch – achte aber darauf, dass du die Rechnung selbst und nicht nur einen formlosen Bon bekommst. Ab 250 Euro Bruttobetrag ist eine ordentliche Rechnung mit Steuernummer des Restaurants Pflicht.
2. Datum und Anlass
Der Anlass muss konkret sein. „Kundenpflege“ reicht nicht. Besser: „Projektbesprechung zur Zusammenarbeit [Projektname]“ oder „Erstgespräch zur möglichen Kooperation mit Firma XY“. Je präziser, desto schwerer angreifbar.
3. Namen und Funktionen aller Teilnehmer
Alle Personen, die beim Essen dabei waren, müssen namentlich mit ihrer Funktion aufgeführt werden – inklusive deiner eigenen Person. „Herr Müller, Geschäftsführer Firma XY“ ist ausreichend. Vergisst du auch nur eine Person, kann das Finanzamt den gesamten Abzug streichen.
4. Gesamtbetrag und Trinkgeld
Trag den Bruttobetrag aus der Rechnung ein. Trinkgeld ist ebenfalls zu 70% absetzbar – aber nur, wenn es durch eine Quittung oder einen Eigenbeleg belegt ist. „Trinkgeld bar gegeben, kein Beleg“ ist riskant, aber bei kleinen Beträgen in der Regel unproblematisch.
5. Unterschrift
Deine handschriftliche Unterschrift auf dem Bewirtungsbeleg bestätigt die Richtigkeit der Angaben. Ohne Unterschrift ist der Beleg wertlos.
Nur 70% absetzbar – was bedeutet das?
Von den Bewirtungskosten kannst du steuerlich nur 70% als Betriebsausgabe geltend machen. Die restlichen 30% gelten als privater Anteil und sind nicht abzugsfähig. Das gilt für Bewirtungen von Geschäftspartnern, Kunden und externen Personen.
Anders sieht es bei Bewirtungen des eigenen Personals aus – zum Beispiel bei Betriebsfeiern. Diese sind zu 100% absetzbar, unterliegen aber anderen Regeln (Freibetrag 110 Euro pro Person und Veranstaltung).
Fazit
Der Bewirtungsbeleg ist schnell ausgefüllt, aber oft vergessen oder unvollständig. Das kostet dich den Steuerabzug. Nutz die Vorlage oben, füll sie direkt beim Essen aus und hefte sie sofort an die Rechnung. Zehn Minuten Aufwand sparen dir im schlimmsten Fall eine Betriebsprüfungs-Diskussion.
Häufige Fragen zum Bewirtungsbeleg
Kann ich auch Bewirtungen in meiner eigenen Wohnung absetzen?
Nein. Bewirtungskosten im privaten Haushalt sind grundsätzlich nicht abzugsfähig – auch wenn der Anlass geschäftlich war.
Was ist, wenn ich die Restaurantrechnung verloren habe?
Dann musst du einen Eigenbeleg erstellen. Das Finanzamt wird diesen genauer prüfen als eine Originalrechnung. Im Zweifel frag beim Restaurant nach einer Duplikat-Rechnung.
Gilt die 70%-Regel auch für die Vorsteuer?
Nein. Die Vorsteuer aus Bewirtungskosten ist zu 100% abziehbar – sofern du vorsteuerabzugsberechtigt bist und die Rechnung alle Pflichtangaben enthält. Die 70%-Grenze gilt nur für den ertragsteuerlichen Abzug als Betriebsausgabe.