Ein Stundennachweis ist die schriftliche Dokumentation geleisteter Arbeitsstunden – und in vielen Branchen Pflicht, um Stunden gegenüber Arbeitgeber oder Auftraggeber nachzuweisen. Hier findest du Vorlagen für Word, PDF und Excel sowie eine Erklärung, wann welches Format sinnvoll ist.
- Stundennachweis dokumentiert geleistete Stunden für Abrechnung oder interne Kontrolle
- Word/PDF: für Ausdrucken und Unterschreiben – klassisch und einfach
- Excel: für automatische Berechnungen und Summen
- Pflichtangaben: Name, Zeitraum, Datum, Beginn/Ende, Pause, Gesamtstunden, Unterschrift
- Freelancer: Stundennachweis als Anlage zur Rechnung schafft Transparenz
Stundennachweis Vorlage (universell)
Monat/Zeitraum: __________________ · Jahr: ______
| Mitarbeiter/Auftragnehmer: | ________________________ |
| Projekt/Auftraggeber: | ________________________ |
| Kostenstelle/Abteilung: | ________________________ |
| Datum | Beginn | Ende | Pause | Std. (netto) | Tätigkeit |
|---|---|---|---|---|---|
| Gesamtstunden | _______ | ||||
Stundennachweis für Freelancer als Rechnungsanlage
Wenn du stundenbasiert abrechnest, solltest du deiner Rechnung einen Stundennachweis beilegen. Das schafft Transparenz und reduziert Rückfragen. Der Stundennachweis zeigt genau, an welchen Tagen du wie viele Stunden für welches Projekt gearbeitet hast – und stimmt mit der Rechnungssumme überein.
Format: PDF als Anlage zur Rechnung, unterschrieben (oder mit digitalem Zeitstempel). Trage die Rechnungsnummer auf dem Stundennachweis ein, um die Zuordnung klar zu machen.
Word vs. Excel vs. PDF: Was wann nutzen?
- Word-Vorlage: Gut für einfache Stundennachweise, die einmalig ausgefüllt und ausgedruckt werden. Kein automatisches Rechnen.
- Excel-Vorlage: Ideal wenn du die Stunden automatisch summieren und Überstunden berechnen willst. Monatliche Übersichten einfach möglich.
- PDF: Am professionellsten für die Weiterleitung an Kunden oder Arbeitgeber. Erstelle aus Word oder Excel eine PDF, wenn du sie versenden willst.
Stundennachweis im Arbeitsverhältnis: Was ist Pflicht?
Nach dem BAG-Urteil vom September 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit zu erfassen. Der Stundennachweis ist ein zentrales Instrument dafür. Für Minijobber gilt nach § 17 MiLoG sogar eine ausdrückliche Aufzeichnungspflicht – Aufbewahrungsfrist zwei Jahre.
Fazit
Ein Stundennachweis ist sowohl für Arbeitgeber (zur Arbeitszeitdokumentation) als auch für Freelancer (als Rechnungsanlage) ein wichtiges Dokument. Nutze die Vorlage oben als universellen Ausgangspunkt – in Word für einfaches Ausfüllen und Unterschreiben, in Excel wenn Summen automatisch berechnet werden sollen.
Häufige Fragen zum Stundennachweis
Muss ein Stundennachweis unterschrieben werden?
Für Minijobber und Arbeitnehmer im Niedriglohnbereich ist eine unterschriebene Dokumentation Pflicht. Bei Freelancern ist die Unterschrift keine gesetzliche Pflicht, aber Best Practice für klare Abrechnungen.
Kann ich den Stundennachweis digital per App führen?
Ja. Tools wie Clockify, Toggl oder ZEP erstellen digitale Stundennachweise, die du als PDF exportieren kannst. Viele Apps ermöglichen auch die Unterschrift direkt im Tool oder per E-Mail-Bestätigung des Auftraggebers.