Bereits junge Startups müssen sich mit einer betriebswirtschaftlichen Fragestellung auseinandersetzen, die viele vernachlässigen: Wie viel Bürofläche benötigt ein Team, wenn es mal komplett vor Ort oder mal verteilt im Homeoffice arbeitet? Fixe Mietverträge, feste Schreibtische pro Person und fluktuierende Anwesenheit sind eine ungünstige Kombination. Die Schreibtischauslastung liegt in hybriden Organisationen im Schnitt bei etwa 40 bis 60 Prozent, d.h. rund die Hälfte der bezahlten Fläche bleibt ungenutzt. Ein relevantes Kosteneinsparpotenzial für junge Unternehmen mit kleinem Budget.
Kennzahlen, die bei der Flächenplanung wirklich zählen
Wer sich an die Erarbeitung einer hybriden Bürostrategie macht, benötigt drei zentrale Werte. Erstens die Desk-Sharing-Ratio, das Verhältnis von Arbeitsplätzen zu Mitarbeitenden. In vielen Startups pendelt sie zwischen 0,6 und 0,8, teils darunter, wenn Vertriebs- oder Beratungsteams dominate Rolle spielen. Zweitens die Auslastungsquote, gemessen über tatsächliche Anwesenheit oder Buchungsdaten. Drittens die Quadratmeter pro Arbeitsplatz, die laut Technischer Regel für Arbeitsstätten ASR A1.2 bei mindestens 8 bis 10 Quadratmetern pro Bildschirmarbeitsplatz liegen sollte. Hier erhält man als Orientierung eine gute Basis, um Mietverträge, Möblierung und Buchungsprozesse aufeinander abzustimmen. Fehlt sie, stößt jede Umstellung auf Desk-Sharing auf Reibung im Team.
Buchungssysteme als organisatorisches Rückgrat
Kaum dass man mehr als 15 bis 20 Personen hat, gehen Excel-Tabellen und WhatsApp-Absprachen schnell an die Grenzen. Eine Buchungssoftware bringt Transparenz über verfügbare Plätze und Zonen, über Meetingräume und Parkplätze. Eine praktische Arbeitsplatzbuchung mit Flexopus beispielsweise bildet Grundrisse digital ab, ermöglicht Reservierungen über App oder Kalenderintegration und liefert Auslastungsdaten zur Flächenplanung. Wichtig ist dabei, dass ein Buchungssystem nicht nur reserviert, sondern auch Nutzungsmuster aufzeigt. Erst diese Zahlen machen es möglich, Flächen rechtssicher zu skalieren, Bereiche umzuwidmen oder Teile eines Stockwerkes unterzuvermieten. Viele Startups nutzen die Zahlen auch als Argumentationshilfe gegenüber Vermietern, etwa bei Vertragsverlängerungen oder Nachverhandlungen.
Rechtliches und Arbeitsschutz
Hybride Modelle befreien Arbeitgeber nicht von Ihren Pflichten. Die Arbeitsstättenverordnung, ArbStättV, gilt und schreibt u.a. ergonomische Bedingungen, Beleuchtung und Raum für Bewegung vor. Bei arbeitsteiligen Arbeitsplätzen muss jeder Platz ergonomisch einstellbar sein, damit jede Person ihn benutzen kann, ohne zu leiden.
Bei Bildschirmarbeit gilt die DGUV Information 215-410 mit Vorgaben zur Sitzposition, Tischhöhe, Monitorhöhe. Auch Datenschutz spielt bei Buchungssystemen eine Rolle: Die Nutzungsdaten dürfen nur gemäß Art. 5 DSGVO und nur zu einem bestimmten Zweck erhoben werden, und Betriebsräte müssen bei ihrer Mitbestimmungspflicht eingebunden werden. Wer dies frühzeitig klärt, erspart sich später bei Prüfungen durch Berufsgenossenschaften oder externe Auditoren das Nachbessern.
Kosten und Effekte
Die Miete ist in vielen Startups der größte fixe Kostenblock nach dem Personal. Laut JLL Office Market Report lagen 2024 die Spitzenmieten in den deutschen Großstädten bei 30 bis 55 Euro pro Quadratmeter, in den B-Lagen deutlich geringer, aber spürbar. Ein Team von 40 Personen mit einer Sharing-Ratio von 0,7 spart theoretisch 12 Arbeitsplätze, was je nach Standort einer Ersparnis von 40.000 bis 90.000 Euro im Jahr entspricht. Zu den Einsparungen kommen auch noch indirekte wie weniger Energieverbrauch, weniger Reinigung, flexiblere Vertragsgestaltung. Wer diese Rechnung gut aufstellt, kann belastbare Entscheidungen zu Anmietung, Umzug oder Coworking-Anteilen treffen.