Der erste Kontakt mit dem Finanzamt kommt oft früher als gedacht. Kurz nach der Gewerbeanmeldung kommt die Aufforderung, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Dort sollen Sie unter anderem Ihren erwarteten Umsatz angeben. Viele Gründer merken in diesem Moment, dass sie Entscheidungen treffen, deren Folgen sie noch nicht absehen können.
Dann beginnt meist die Suche nach einem Steuerberater. Viele nehmen die günstigste Kanzlei oder die erste, die bei Google erscheint. Das kann funktionieren. Oft zeigt sich aber nach dem ersten Jahresabschluss, dass die Zusammenarbeit nicht passt. Ein Wechsel kostet dann Zeit und Geld. Mit etwas Vorbereitung lässt sich das vermeiden.
Früher als gedacht: warum der Zeitpunkt zählt
Viele Gründer holen sich erst nach dem ersten Geschäftsjahr einen Steuerberater. Das ist meist zu spät. Die wichtigsten steuerlichen Entscheidungen fallen vor und kurz nach der Gründung.
Ein Beispiel ist die Rechtsform. Einzelunternehmen, UG oder GmbH unterscheiden sich bei Haftung, Besteuerung und Buchhaltungsaufwand. Ein späterer Wechsel ist aufwendig. Ähnlich ist es bei der Kleinunternehmerregelung. Sie spart zunächst Aufwand, weil auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Wer aber an Geschäftskunden verkauft oder viel investiert, verzichtet damit unter Umständen auf den Vorsteuerabzug.
Solche Fragen klären Sie am besten mit jemandem, der Ihr Geschäftsmodell kennt. Ein Erstgespräch vor der Gründung lohnt sich deshalb fast immer. Doch wo finden Sie die passende Kanzlei?
Wo Gründer suchen sollten
Eine gute erste Quelle sind andere Gründer. Fragen Sie im Gründerzentrum, im Coworking-Space oder in Ihrem Netzwerk nach. Dort hören Sie auch, was nicht gut lief. Eine Empfehlung aus einem ähnlichen Geschäftsfeld sagt oft mehr als eine Online-Bewertung.
Auch die Steuerberaterkammern bieten Suchdienste an. Dort können Sie nach Ort und Tätigkeitsschwerpunkt filtern. IHK und regionale Gründungsnetzwerke kennen ebenfalls Kanzleien, die junge Unternehmen betreuen. Nehmen Sie am besten zwei oder drei Kanzleien in die engere Wahl. Im direkten Vergleich merken Sie schnell, was Ihnen wichtig ist.
Branchenerfahrung zählt mehr als Größe
Eine große Kanzlei ist nicht automatisch die bessere Wahl. Wichtiger ist, ob sie Unternehmen wie Ihres bereits betreut.
Ein Onlineshop hat andere Themen als eine Agentur. Ein Startup mit Investoren hat wieder andere. Bei Mitarbeiterbeteiligungen, Holdingstrukturen oder Finanzierungsrunden zeigt sich schnell, ob die Kanzlei Erfahrung hat. Fehlt sie, zahlen Sie die Einarbeitung mit.
Fachberater-Titel können ein Hinweis sein, zum Beispiel für internationales Steuerrecht. Noch hilfreicher ist eine direkte Frage: Wie viele Mandanten in Ihrer Phase betreut die Kanzlei?
Fachwissen allein reicht allerdings nicht. Im Alltag kommt es vor allem auf die Zusammenarbeit an.
Digital oder nur „digital“? Wie die Zusammenarbeit im Alltag aussieht
Fast jede Kanzlei nennt sich heute digital. Gemeint ist aber nicht immer dasselbe. Bei manchen dürfen Sie Belege per E-Mail schicken. Bei anderen laden Sie Unterlagen in ein Portal hoch. Rückfragen und Fristen laufen dann über dasselbe System.
Für Gründer macht das im Alltag einen großen Unterschied. Wer jeden Monat Belege abfotografiert und per Mail verschickt, verliert Zeit. Fragen Sie deshalb nach den Abläufen. Nutzt die Kanzlei DATEV Unternehmen online oder ein eigenes Mandantenportal? Wie werden Dokumente unterschrieben? Ist sie auf die E-Rechnung vorbereitet, die Unternehmen seit 2025 empfangen können müssen?
Es hilft, die Werkzeuge der Kanzleien zu kennen. Einen Überblick, welche Software Steuerberater für Kommunikation, Dokumente und Fristen nutzen, gibt der TaxDome-Blog. So können Sie im Gespräch besser einschätzen, wie digital eine Kanzlei tatsächlich arbeitet.
Was ein Steuerberater kostet und was im Preis steckt
Die Vergütung von Steuerberatern regelt in Deutschland die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Sie gibt den Rahmen für die Abrechnung vor. Angebote lassen sich aber nur vergleichen, wenn die enthaltenen Leistungen klar sind.
Viele Kanzleien bieten Startups monatliche Pauschalen an. Das macht die Kosten planbar. Laufende Buchhaltung und Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind meist enthalten. Jahresabschluss, betriebliche Steuererklärungen und Beratung zu Sonderthemen kosten oft extra.
Lassen Sie sich die Leistungen daher schriftlich aufführen. Fragen Sie auch, wie zusätzliche Beratung abgerechnet wird. Eine niedrige Pauschale hilft wenig, wenn jede Rückfrage einzeln berechnet wird.
Das Kennenlerngespräch: Fragen, die mehr verraten als jede Website
Die meisten Kanzleien bieten ein kostenloses oder günstiges Erstgespräch an. Nutzen Sie es nicht nur für die Preisfrage. Diese Fragen helfen bei der Einschätzung:
- Wie viele Ihrer Mandanten sind Gründer oder junge Unternehmen, und aus welchen Branchen?
- Wer ist mein fester Ansprechpartner, und wie schnell antworten Sie in der Regel?
- Wie tauschen wir Belege und Dokumente aus?
- Was ist in der Pauschale enthalten, und was kostet extra?
- Wie erinnern Sie an Fristen und fehlende Unterlagen?
- Unterstützen Sie auch bei Finanzierung, Fördermitteln oder Gesprächen mit Investoren?
- Was erwarten Sie von mir als Mandant?
Die letzte Frage wird oft vergessen. Dabei ist sie aufschlussreich. Eine Kanzlei mit klaren Erwartungen arbeitet meist auch strukturiert.
Warnsignale ernst nehmen
Manche Warnsignale zeigen sich schon früh. Wenn die Antwort auf Ihre erste Anfrage eine Woche dauert, wird es vor Fristen kaum schneller gehen. Bleiben die Preise auch auf Nachfrage unklar, sollten Sie vorsichtig sein. Und wenn sich im Erstgespräch niemand für Ihr Geschäftsmodell interessiert, fehlt die Basis für gute Beratung.
Auch reine Papierarbeit ist ein Hinweis. Für ein kleines Unternehmen mit wenigen Belegen mag das reichen. Für ein wachsendes Startup wird es schnell zum Hindernis.
Ein Partner für die jeweilige Phase
Den perfekten Steuerberater gibt es nicht. Es gibt aber den passenden für Ihre aktuelle Phase. Die Kanzlei für die Gründung muss nicht dieselbe sein, die später eine Expansion ins Ausland begleitet. Entscheidend ist, dass Sie bewusst wählen.
Ein guter Steuerberater erledigt nicht nur Pflichtaufgaben. Sie sprechen mit ihm, bevor Sie größere Entscheidungen treffen. Entsteht dieses Vertrauen in den ersten Monaten nicht, ist ein Wechsel völlig in Ordnung.