In jungen Unternehmen wird die IT häufig nebenbei betreut. Meist übernimmt die Person diese Aufgabe, die sich im Team am besten mit Computern und Technik auskennt. Solange alles funktioniert, ist das oft ausreichend. Doch wenn Programme ausfallen, Geräte Probleme machen oder Fragen zur Datensicherheit auftauchen, kann die interne Betreuung schnell an ihre Grenzen stoßen. Dann stellt sich die Frage, ob ein externer IT-Dienstleister sinnvoll wäre. Bei der Entscheidung spielen die Kosten, der Zeitaufwand und die möglichen Folgen technischer Probleme eine wichtige Rolle.
Wie viel ein IT-Ausfall kosten kann
Wenn die IT ausfällt, kann das den Arbeitsalltag erheblich beeinträchtigen. Beschäftigte können möglicherweise nicht auf wichtige Dateien zugreifen, Aufträge bearbeiten oder mit Kunden kommunizieren. Je länger die Störung dauert, desto höher können die Kosten ausfallen.
Um diese abzuschätzen, sollten Unternehmen überlegen, wie viele Beschäftigte von einem Ausfall betroffen wären und wie lange ihre Arbeit unterbrochen sein könnte. Neben den Personalkosten können auch entgangene Umsätze und Ausgaben für die Behebung der Störung entstehen.
Hinzu kommt die Zeit, die regelmäßig für die IT-Betreuung benötigt wird. Unternehmen können beispielsweise einen Monat lang festhalten, wie viele Stunden für Updates, Passwortprobleme, Drucker oder die Einrichtung neuer Geräte anfallen. Übernimmt die Geschäftsführung diese Aufgaben, fehlt die Zeit für andere Tätigkeiten. Ein externer IT-Dienstleister kann sich lohnen, wenn die interne Betreuung zu aufwendig wird oder technische Ausfälle hohe Kosten verursachen. Eine feste Unternehmensgröße, ab der externe Unterstützung notwendig ist, gibt es nicht.
Datenschutz gilt auch für kleine Unternehmen
Auch junge Unternehmen müssen personenbezogene Daten zuverlässig schützen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt in Artikel 32 geeignete Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören beispielsweise regelmäßige Datensicherungen und die Möglichkeit, wichtige Informationen nach einem technischen Ausfall wiederherzustellen.
Gerade in kleinen Teams fehlen jedoch manchmal die Zeit oder das Fachwissen, um solche Maßnahmen regelmäßig zu überprüfen. Ein externer IT-Dienstleister kann beispielsweise bei der Einrichtung von Backups, der Absicherung von Geräten und der Behebung von Sicherheitslücken unterstützen. Werden dabei Kunden- oder Mitarbeiterdaten im Auftrag des Unternehmens verarbeitet, ist nach Artikel 28 DSGVO in der Regel ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung erforderlich. Darin wird unter anderem geregelt, wie der Dienstleister mit den Daten umgehen darf und welche Sicherheitsmaßnahmen einzuhalten sind. Wichtig ist außerdem, dass die Verantwortung für den Datenschutz nicht einfach an einen Dienstleister abgegeben werden kann. Das Unternehmen muss weiterhin darauf achten, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Wenn Kunden bestimmte Sicherheitsmaßnahmen verlangen
Nicht jedes junge Unternehmen fällt direkt unter die gesetzlichen Anforderungen zur Cybersicherheit. Die deutschen Regelungen zur NIS-2-Richtlinie betreffen vor allem bestimmte Unternehmen, die festgelegte Größen oder andere gesetzliche Kriterien erfüllen.
Trotzdem können auch kleinere Betriebe mit zusätzlichen Anforderungen konfrontiert werden. Das ist beispielsweise der Fall, wenn sie größere Unternehmen beliefern, die selbst strengere Sicherheitsvorgaben erfüllen müssen. Solche Kunden können von ihren Geschäftspartnern verlangen, dass sie bestimmte Schutzmaßnahmen nachweisen. Dazu gehören etwa regelmäßige Datensicherungen, klar geregelte Zugriffsrechte oder ein Plan für technische Notfälle.
Ein externer IT-Dienstleister kann dabei helfen, die notwendigen Maßnahmen umzusetzen und verständlich zu dokumentieren. Ob sich diese Unterstützung lohnt, hängt unter anderem davon ab, wie umfangreich die Anforderungen der Kunden sind und was das Unternehmen selbst leisten kann.
Welche Kostenmodelle externe IT-Dienstleister anbieten
Externe IT-Dienstleister rechnen ihre Leistungen auf unterschiedliche Weise ab. Welches Modell sinnvoll ist, hängt vor allem davon ab, wie häufig Unterstützung benötigt wird.
Bei der Abrechnung nach Aufwand zahlt das Unternehmen nur für die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Dieses Modell eignet sich beispielsweise, wenn die IT überwiegend intern betreut wird und nur gelegentlich Hilfe erforderlich ist. Regelmäßige Wartungsarbeiten müssen dann allerdings weiterhin organisiert werden. Eine andere Möglichkeit ist eine monatliche Pauschale. Solche Angebote werden häufig als Managed Services bezeichnet. Dabei übernimmt der Dienstleister vereinbarte Aufgaben wie Updates, Datensicherungen oder die Verwaltung von Benutzerkonten. Die Kosten richten sich oft nach der Anzahl der Geräte oder Nutzer. Dadurch lassen sich die monatlichen Ausgaben besser planen.
Auch die Unterscheidung zwischen fixen und variablen Kosten spielt bei der Finanzplanung eine Rolle. Während eine Pauschale regelmäßig anfällt, können einzelne Einsätze je nach Bedarf unterschiedlich teuer werden.Für einmalige Aufgaben bietet sich dagegen eine projektbezogene Abrechnung an. Das kann beispielsweise bei einem Büroumzug, der Einrichtung eines Netzwerks oder dem Wechsel zu einer Cloud-Lösung sinnvoll sein.
Vor Vertragsabschluss sollten Unternehmen deshalb prüfen, welche Leistungen enthalten sind und welche zusätzlichen Kosten entstehen können.
IT-Betreuung aus der Ferne und vor Ort
Viele IT-Probleme lassen sich heute aus der Ferne beheben. Dazu gehören beispielsweise Softwarefehler, gesperrte Benutzerkonten oder die Installation von Updates. Auch Start-ups in NRW sind deshalb nicht auf einen Anbieter in ihrer eigenen Stadt angewiesen. Ein IT-Dienstleister in Essen kann beispielsweise auch Unternehmen an anderen Standorten betreuen. Bei defekten Geräten, Problemen mit der Verkabelung oder der Einrichtung von Internet und Telefonie ist dagegen häufig ein Einsatz vor Ort erforderlich. Deshalb spielt neben der Fernbetreuung auch die Erreichbarkeit des Dienstleisters eine Rolle.
Für Maßnahmen zur IT-Sicherheit können kleine und mittlere Unternehmen in Nordrhein-Westfalen unter bestimmten Voraussetzungen Fördermittel erhalten. Das Programm MID-Digitale Sicherheit sieht Zuschüsse für förderfähige externe Leistungen vor. Dazu können beispielsweise Sicherheitsanalysen, Schulungen und technische Schutzmaßnahmen gehören. Reine Wartungsverträge sind nicht förderfähig. Vor einer Antragstellung sollten Unternehmen die aktuellen Förderbedingungen prüfen. Informationen dazu bietet unter anderem die IHK zu Essen.
Was im Vertrag mit einem IT-Dienstleister stehen sollte
Auch wenn ein externer Dienstleister die IT betreut, bleibt das Unternehmen für den sicheren Umgang mit seinen Daten verantwortlich. Darauf weist auch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik im Baustein OPS.2.3 „Nutzung von Outsourcing“ hin.
Damit es später keine Missverständnisse gibt, sollten wichtige Vereinbarungen schriftlich festgehalten werden. Dazu gehören insbesondere:
- Reaktionszeiten: Wie schnell muss der Dienstleister bei einer Störung reagieren?
- Datensicherung: Wer erstellt Backups und überprüft, ob sich Daten wiederherstellen lassen?
- Notfälle: Wer ist erreichbar und wer trifft wichtige Entscheidungen?
- Zugriffsrechte: Wer darf auf welche Systeme zugreifen und wo werden wichtige Zugangsdaten dokumentiert?
- Vertragsende: Wie werden Daten, Zugänge und Unterlagen bei einem Dienstleisterwechsel übergeben?
Besonders der letzte Punkt wird leicht übersehen. Sind Passwörter, Lizenzen oder wichtige Einstellungen nur beim bisherigen Dienstleister hinterlegt, kann ein späterer Wechsel schwierig werden.
Wann sich externe IT-Betreuung wirklich lohnt
Ob ein externer IT-Dienstleister sinnvoll ist, hängt von den Anforderungen des Unternehmens ab. Eine Übersicht über vorhandene Geräte, regelmäßige IT-Aufgaben und mögliche Ausfallkosten hilft dabei, den eigenen Bedarf einzuschätzen. Solange nur wenige Probleme auftreten und die interne Betreuung zuverlässig funktioniert, ist externe Unterstützung nicht unbedingt notwendig. Steigt der Zeitaufwand, fehlen wichtige Fachkenntnisse oder werden höhere Anforderungen an die IT-Sicherheit gestellt, kann es dagegen sinnvoll sein, einzelne Aufgaben oder die gesamte Betreuung auszulagern. Entscheidend ist, dass die gewählte Lösung zum Arbeitsalltag, zum Sicherheitsbedarf und zum Budget des Unternehmens passt.