Mit der ersten Einstellung wird aus einem Gründungsteam ein Arbeitgeber. Ab diesem Tag gelten Nachweis-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, die das Gesetz nicht an eine bestimmte Unternehmensgröße knüpft. Im Gründungsalltag läuft die Personalarbeit dennoch leicht nebenher: Der Arbeitsvertrag liegt im E-Mail-Postfach, Urlaubswünsche stehen im Teamchat, Gehaltsdaten in einer privaten Tabelle. Bei drei Beschäftigten bleibt das überschaubar. Kritisch wird es, sobald jemand Unterlagen gezielt anfordert: die Deutsche Rentenversicherung bei der Betriebsprüfung, ein Investor bei der Due Diligence oder eine ehemalige Mitarbeiterin, die Auskunft über ihre gespeicherten Daten verlangt.
Welche Unterlagen von Beginn an in die Personalakte gehören
Den Kern jeder Personalakte bilden der Arbeitsvertrag und der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz. Seit dem 1. Januar 2025 genügt dafür in den meisten Branchen die Textform, so regelt es das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Das Dokument muss für Beschäftigte zugänglich, speicher- und ausdruckbar sein, und der Arbeitgeber hat einen Empfangsnachweis anzufordern. Befristungsabreden unterliegen dagegen weiterhin der Schriftform nach § 14 Abs. 4 TzBfG. Ergänzend gehören Stammdaten wie Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse und Bankverbindung in die Akte. Bei Beschäftigten aus Drittstaaten verlangt § 4a Abs. 5 AufenthG, für die Dauer der Beschäftigung eine Kopie des Aufenthaltstitels aufzubewahren.
Für die Gehaltsabrechnung führen Arbeitgeber je Person und Kalenderjahr ein Lohnkonto nach § 41 EStG. Das Sozialversicherungsrecht schreibt zusätzlich Entgeltunterlagen vor, getrennt nach Kalenderjahren (§ 28f SGB IV). Dazu zählen Abrechnungen, Meldungen an die Krankenkasse sowie Belege für Sachbezüge, Zuschüsse oder vermögenswirksame Leistungen. Übernimmt ein Steuerbüro die Abrechnung, braucht es vollständige Eingangsdaten, etwa Eintrittsdatum, Arbeitszeit und Gehaltsänderungen.
Urlaub und Abwesenheiten verdienen eine eigene, lückenlose Dokumentation. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts verfällt Resturlaub in der Regel nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. Dieser Hinweis gehört deshalb nachweisbar in die Akte. Krankmeldungen gesetzlich Versicherter rufen Arbeitgeber seit 2023 als elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei der Krankenkasse ab. Hinzu kommt die Arbeitszeit: Seit einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 besteht eine allgemeine Erfassungspflicht, Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Weitere Dokumente entstehen im Laufe des Arbeitsverhältnisses: Nachweise über Arbeitsschutzunterweisungen, die Verpflichtung auf Vertraulichkeit, Übergabeprotokolle für Laptop oder Schlüssel, Anträge auf Elternzeit, Abmahnungen sowie Zwischen- und Endzeugnisse.
Vier Grundregeln für eine belastbare Personalverwaltung
Eine einheitliche Ablagestruktur erspart späteres Suchen. Praktikabel ist eine Akte je Person mit festen Registern, etwa für Vertrag, Entgelt, Abwesenheiten, Qualifikation und Austritt. Dateinamen nach einem festen Muster aus Datum und Dokumentart, zum Beispiel „2026-03_Arbeitsvertrag“, machen Versionen nachvollziehbar.
Personalakten enthalten zahlreiche personenbezogene Daten, Angaben zur Gesundheit zählen nach Art. 9 DSGVO sogar zu den besonders geschützten Kategorien. Zugriff erhalten deshalb nur Personen, die ihn für ihre Aufgabe benötigen. Eine Teamleitung gibt Urlaubsanträge frei, muss aber keine Gehaltsdaten einsehen. Gesundheitsbezogene Unterlagen gehören in einen gesondert geschützten Bereich. Beschäftigte können nach Art. 15 DSGVO zudem Auskunft über ihre gespeicherten Daten verlangen.
Eine einheitliche Frist für die gesamte Personalakte existiert nicht. Das Lohnkonto ist bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung aufzubewahren. Lohnunterlagen, die als Buchungsbelege dienen, unterliegen seit 2025 einer Frist von acht statt zehn Jahren (§ 147 AO, § 257 HGB). Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung müssen bis zum Ablauf des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung verfügbar bleiben, die die Rentenversicherung mindestens alle vier Jahre durchführt. Ebenso wichtig ist das Löschen, denn die DSGVO erlaubt eine Speicherung nur, solange ein Zweck besteht. Bewerbungsunterlagen nach einer Absage sind daher zu löschen, sobald die Fristen für Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz verstrichen sind.
Schließlich braucht die Personalverwaltung klare Verantwortliche. Im Gründungsteam übernimmt idealerweise eine Person die Aktenführung, eine zweite ist als Vertretung eingearbeitet. Schriftlich festgehalten wird, wer Unterlagen anlegt, Änderungen an das Lohnbüro meldet, Fristen überwacht und Löschungen veranlasst.
Digitale Personalakte: Wann sich der Wechsel vom Ordner lohnt
Eine feste Mitarbeiterzahl, ab der sich die digitale Personalverwaltung rechnet, gibt es nicht. Deutliche Signale sind verteilte Teams im Homeoffice, mehrere Personen mit Aktenzugriff oder wiederkehrende Suchen nach demselben Dokument. Digitale Systeme bündeln Unterlagen an einem zentralen Ort, vergeben Rechte nach Rollen und protokollieren Zugriffe. Erinnerungsfunktionen melden auslaufende Probezeiten, Befristungen oder Aufenthaltstitel rechtzeitig.
Wie eine solche Lösung aufgebaut sein kann, zeigt beispielhaft die digitale Personalakte von Haufe, eine cloudbasierte Software, die Personaldokumente, Aufgaben und Aufbewahrungsfristen in einer Anwendung zusammenführt. Bei der Auswahl eines Anbieters zählen vor allem Serverstandort, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Exportmöglichkeiten und Schnittstellen zur Lohnabrechnung.
Für wachsende Teams entscheidet die Skalierbarkeit: Neue Beschäftigte lassen sich nach derselben Vorlage anlegen, Führungskräfte erhalten abgestufte Rechte, und die Struktur bleibt bei zehn wie bei hundert Personen gleich. Für ressourcenbewusste Unternehmen entfallen zudem Ausdrucke, Ordner und Archivflächen. Eine Einschränkung bleibt: Dokumente mit gesetzlicher Schriftform, etwa Kündigungen oder Befristungsabreden, sollten auch nach dem Scannen im Original erhalten bleiben, weil ein Scan vor Gericht einen geringeren Beweiswert hat.
Checkliste: Fünf Punkte vor der nächsten Einstellung
- Vollständige Unterlagen: Für jede beschäftigte Person liegen Vertrag, Nachweis der Arbeitsbedingungen, Stammdaten und gegebenenfalls der Aufenthaltstitel vor.
- Geregelte Zugriffsrechte: Rollen sind definiert, Gesundheitsdaten separat geschützt.
- Berücksichtigte Fristen: Aufbewahrungs- und Löschfristen sind je Dokumentart hinterlegt und werden jährlich geprüft.
- Einheitliche Ablage: Alle Akten folgen denselben Registern und Dateinamen.
- Klare Zuständigkeit: Verantwortliche Person und Vertretung sind benannt.
Strukturen schaffen, die mitwachsen
Personalverwaltung beginnt nicht mit der Personalabteilung, sondern mit dem ersten Arbeitsvertrag. Startups, die früh vollständige Unterlagen, klare Zugriffsrechte und dokumentierte Fristen etablieren, schaffen eine Grundlage für Betriebsprüfungen, Finanzierungsrunden und schnelles Wachstum. Ob Ordner oder Software: Entscheidend ist ein Prozess, der bei der fünfzigsten Einstellung genauso funktioniert wie bei der ersten.