Wer sich als Gründer selbständig macht, denkt zuerst an sein Produkt, Finanzierung und die Kunden. Der Empfangsbereich taucht auf vielen Prioritätenlisten ganz am Ende auf. Dabei ist gerade dieser Raum oft der erste Raum, in dem Gründer sich und ihre Firma der Außenwelt präsentieren, sei es im Investorengespräch, beim Kundentermin oder im Bewerbungsgespräch. Mit geringem finanziellen Aufwand ist in diesem Bereich viel zu erreichen, wenn man ein paar Dinge beachtet.
Informationsmaterial richtig präsentieren
Gern unterschätzt wird die Präsentation des Informationsmaterials. Broschüren, Preislisten oder Produktflyer liegen in vielen Gründerbüros lose auf dem Empfangstresen oder stapeln sich in Schubladen. Dabei ist das durchaus unsortierte Erscheinungsbild nicht wirklich einladend, auch wenn der Inhalt der Unterlagen mehr als vielversprechend ist.
Eine einheitliche Papierorganisation gibt es nach DIN 476, die 1922 eingeführt wurde und international fast einheitlich der ISO 216 entspricht. Sie beschreibt die Wachstumsgewohnheiten von Formaten durch die Halbierung des nächstgrößeren, beginnend beim bogenförmigen DIN A0 mit genau einem Quadratmeter Fläche über die Größen DIN A1 bis DIN A10. Geschäftsbriefe und Formulare sind meist im DIN A4-Format, Flyer im DIN A5 oder DIN A6 Format. Wer Besuchern mehrere solcher Formate gleichzeitig anbieten möchte, benötigt ein System, das auf die jeweilige Größe abgestimmt ist. Entsprechende Prospekthalter in allen DIN-Formaten führen Spezial-Anbieter, sodass sich Visitenkarten, Flyer und A4-Broschüren im selben Regal sauber trennen lassen.
Psychologie des ersten Eindrucks
Die Wirkung eines aufgeräumten Empfangs lässt sich nicht nur gestalterisch begründen, sie hat auch ihre psychologische Grundlage. Laut den Forschungen zum ersten Eindruck genügt dazu eine Zehntelsekunde, um eine erste Einschätzung einer Person oder Situation zu gewinnen. Solche schnellen Urteile sind angeboren und lassen sich später nur schwer revidieren.
Auf den Empfangsbereich übertragen heißt das: Besucher beurteilen Sauberkeit, Ordnung und Materialgüte, bevor auch nur ein Wort gewechselt ist. Ein Haufen unordentlich liegender Flyer oder ein verstaubtes Regal hinterlassen einen Eindruck, den man mit einem späteren guten Gespräch kaum mehr tilgen kann. Gründer, die ihren Empfang gestalten, steuern also auch mit, wie ernst sie genommen werden.
Materialwahl: Warum Acrylglas sich fast immer praktischer erweist
Bei der Wahl von Ständern, Tafeln oder Hüllen für das Informationsmaterial steht man immer wieder vor der Frage nach dem richtigen Werkstoff. Glas sieht zwar sehr schön aus, ist aber schwer und zerbricht in kleine Stücke. Acrylglas, auch bekannt als Polymethylmethacrylat oder kurz PMMA, bietet laut dem Fachblatt RCT eine Lichtdurchlässigkeit von etwa 92 Prozent, was es überlegen im Vergleich zu herkömmlichen Fensterscheiben macht. Zudem ist dieser Kunststoff erheblich schlagzäher, was das Risiko von Bruch im Büroalltag reduziert.
Ein weiterer Vorteil von PMMA, der es besonders für den Einsatz am Empfang prädestiniert, ist seine UV-Beständigkeit. Im Gegensatz zu einigen anderen Kunststoffen vergilbt es unter normaler Innenraumbeleuchtung kaum und sorgt so dafür, dass Ständer und Halterungen auch nach mehreren Jahren noch klar und ansprechend erscheinen. Für Gründer, die nicht alle paar Jahre neue Büroeinrichtung benötigen, ist dies ein überzeugender Vorteil.
Kosteneffiziente Umsetzung
Ein gut gestalteter Empfang muss nicht mit hohen Ausgaben verbunden sein. Oft erreicht man mit wenigen sorgfältig ausgewählten Elementen schneller ein harmonisches Gesamtbild als mit einer umfangreichen Komplettausstattung.
Eine sinnvolle Vorgehensweise wäre eine kurze Bestandsaufnahme: Welche Druckmaterialien sind derzeit vorhanden, in welchen Formaten liegen sie vor und wie häufig werden diese erneuert? Daraus lässt sich die Anzahl der benötigten Fächer und Ständer ableiten. Es empfiehlt sich zudem, die Beleuchtung und die Sitzmöglichkeiten im Wartebereich zu betrachten, da diese Aspekte die Aufenthaltsqualität der Gäste erheblich verbessern können.
Startups, die planen, ihren Empfangsbereich in naher Zukunft umzugestalten, sollten zunächst eine Liste ihrer verfügbaren Informationsmaterialien erstellen und diese den passenden Formaten zuordnen. Erst danach kann die Auswahl der Möbel und Halterungen erfolgen. Diese strukturierte Vorgehensweise spart Zeit und hilft, Fehlkäufe zu vermeiden.