Eine Quittung ist der einfachste Zahlungsnachweis – und trotzdem gibt es Pflichtangaben, die nicht fehlen dürfen. Hier bekommst du eine fertige Vorlage, die du direkt ausdrucken oder digital versenden kannst.
- Eine Quittung bestätigt den Empfang einer Zahlung – kein Ersatz für eine Rechnung
- Pflichtangaben: Aussteller, Empfänger, Betrag, Datum, Zweck, Unterschrift
- Bis 250 Euro brutto reicht eine vereinfachte Quittung (Kleinbetragsbeleg)
- Quittungen sind Buchungsbelege – 10 Jahre aufbewahren
- Digitale Quittungen (PDF) sind rechtsgültig
Quittung Vorlage: Klassische Zahlungsquittung
| Ausgestellt von: | ________________________ |
| Erhalten von: | ________________________ |
| Betrag in Worten: | ________________________ |
| Betrag in Zahlen: | ____________ € |
| Verwendungszweck: | ________________________ |
| Zahlungsart: | □ Bar □ Überweisung □ EC/Karte |
| Datum: | ________________________ |
Quittung gem. § 368 BGB – Aufbewahrungspflicht 10 Jahre
Was ist der Unterschied zwischen Quittung und Rechnung?
Das ist eine häufige Frage. Eine Rechnung fordert zur Zahlung auf – sie ist die Grundlage für den Zahlungsanspruch. Eine Quittung bestätigt, dass eine Zahlung tatsächlich eingegangen ist. Die Quittung kommt also nach der Zahlung, die Rechnung davor.
Für steuerliche Zwecke ersetzt eine Quittung keine Rechnung. Wenn du als Unternehmer Betriebsausgaben nachweisen willst, brauchst du in der Regel eine Rechnung oder einen Kassenbon – nicht nur eine Quittung.
Pflichtangaben einer Quittung
Eine Quittung nach § 368 BGB muss nicht besonders viel enthalten – aber diese Angaben sollten immer drauf sein:
- Name und Adresse des Ausstellers (Zahlungsempfänger)
- Name des Zahlers (Empfänger der Quittung)
- Betrag (in Zahlen und Worten, um Fälschungen zu erschweren)
- Datum der Zahlung
- Verwendungszweck / Wofür wurde gezahlt?
- Unterschrift des Ausstellers
Wann brauchst du eine Quittung?
Eine Quittung ist besonders bei Barzahlungen wichtig – als Nachweis, dass Geld tatsächlich geflossen ist. Bei Überweisungen ist der Kontoauszug der Zahlungsnachweis, bei Kartenzahlung der Kartentransaktionsbeleg. Trotzdem ist es gute Praxis, auch bei anderen Zahlungsarten eine Quittung auszustellen, wenn der Zahler das wünscht.
Als Gläubiger hast du nach § 368 BGB sogar eine Pflicht, auf Verlangen eine Quittung auszustellen. Wenn dein Schuldner eine Quittung möchte, musst du sie ausstellen.
Digitale Quittung: PDF per E-Mail verschicken
Eine digitale Quittung als PDF ist rechtsgültig – solange sie inhaltlich vollständig ist. Eine digitale Signatur ist nicht zwingend erforderlich. Sende die PDF per E-Mail und hebe eine Kopie in deiner Buchführung auf.
Fazit
Eine Quittung ist schnell ausgestellt – und trotzdem wichtig, um Zahlungsstreitigkeiten zu vermeiden. Nutze die Vorlage oben für Barzahlungen und stelle sicher, dass alle Pflichtangaben enthalten sind. Bei größeren Beträgen empfiehlt sich immer auch eine ordentliche Rechnung als Basis.
Häufige Fragen zur Quittung
Muss eine Quittung unterschrieben sein?
Ja – eine Quittung ohne Unterschrift hat nur begrenzte Beweiskraft. Die Unterschrift des Ausstellers bestätigt, dass er die Zahlung erhalten hat.
Darf ich eine Quittung für Privatpersonen ausstellen?
Ja. Quittungen kannst du sowohl für Privat- als auch für Geschäftskunden ausstellen. Als Privatperson (nicht Unternehmer) bist du nicht verpflichtet, Mehrwertsteuer auszuweisen.
Ist ein Kassenbon eine Quittung?
Ja – ein Kassenbon ist eine vereinfachte Quittung und bestätigt den Kauf und die Zahlung. Für steuerliche Zwecke gilt er als Beleg, sofern er die Mindestangaben für einen Kassenbon enthält.