Wenn du eine Dienstleistung für eine Privatperson erbringst, gelten andere Regeln als bei Geschäftskunden. Der größte Unterschied: Privatpersonen können keine Vorsteuer abziehen – das macht die Rechnungsgestaltung einfacher. Trotzdem müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten sein. Hier ist die vollständige Vorlage.
- Privatrechnung = Rechnung an eine Privatperson (nicht Unternehmer)
- Pflichtangaben nach § 14 UStG gelten auch bei Privatrechnungen ab 250 Euro
- Der Bruttobetrag steht im Vordergrund – keine Netto/MwSt-Aufteilung zwingend erforderlich
- Bei Kleinunternehmern: Hinweis auf § 19 UStG statt MwSt-Ausweis
- Aufbewahrungspflicht 10 Jahre gilt auch für Privatrechnungen
Privatrechnung Vorlage: Muster mit allen Pflichtangaben
Diese Vorlage eignet sich für Handwerker, Freelancer und Dienstleister, die Leistungen an Privatpersonen abrechnen:
[Anschrift]
[PLZ Ort]
Steuernummer: [Nummer]
[Telefon] · [E-Mail]
Rechnungsdatum: 30.04.2026
Leistungsdatum: 29.04.2026
Max Mustermann
Privatstraße 7 · 70173 Stuttgart
| Leistungsbeschreibung | Betrag |
|---|---|
| Malerarbeiten Wohnzimmer (ca. 40 m²), inkl. Material | 850,00 € |
| Nettobetrag | 714,29 € |
| zzgl. 19 % Umsatzsteuer | 135,71 € |
| Rechnungsbetrag | 850,00 € |
IBAN: [DE XX XXXX XXXX XXXX XXXX XX] · BIC: [XXXXXXXX]
Verwendungszweck: Rechnung 2026-031
Hinweis für Privatpersonen: Bitte bewahren Sie diese Rechnung mindestens 2 Jahre lang auf. Bei Handwerkerleistungen können Sie 20 % der Lohnkosten (max. 1.200 €/Jahr) als Steuerermäßigung nach § 35a EStG geltend machen.
Privatrechnung vs. B2B-Rechnung: Was ist anders?
Der grundlegende Unterschied: Bei B2B-Rechnungen ist der Vorsteuerabzug des Kunden ein zentrales Thema. Deshalb muss die Mehrwertsteuer immer getrennt ausgewiesen werden. Bei Privatpersonen gibt es keinen Vorsteuerabzug – du musst die MwSt. trotzdem berechnen und abführen, kannst sie aber (bei Beträgen unter 250 Euro brutto) im Gesamtbetrag einschließen, ohne sie separat auszuweisen.
Ab 250 Euro brutto gelten die vollen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG – auch bei Privatrechnungen. Das bedeutet: Alle elf Pflichtangaben müssen enthalten sein, inklusive des MwSt.-Ausweises.
Steuerermäßigung für den Privatkunden: § 35a EStG
Das ist für Handwerker besonders relevant: Dein Privatkunde kann 20 Prozent der Lohnkosten (nicht des Materialwerts) aus deiner Rechnung als Steuerermäßigung geltend machen – maximal 1.200 Euro pro Jahr. Für dich als Rechnungssteller bedeutet das: Wenn du Lohn- und Materialkosten getrennt ausweist, erleichterst du deinem Kunden die Steuererklärung. Das ist kein Muss, aber ein guter Service.
Privatrechnung als Kleinunternehmer
Wenn du Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist, darfst du keine MwSt. auf der Rechnung ausweisen – und musst den Hinweis auf § 19 UStG angeben. Das gilt auch bei Privatrechnungen. Die Vorlage ändert sich entsprechend:
| Malerarbeiten Wohnzimmer | 850,00 € |
Fazit
Eine Privatrechnung ist strukturell einfacher als eine B2B-Rechnung, weil der Vorsteuerabzug keine Rolle spielt. Trotzdem musst du alle Pflichtangaben einhalten und die Mehrwertsteuer korrekt ausweisen. Nutze die Vorlage oben – und weise bei Handwerkerleistungen gerne Lohn und Material getrennt aus, das ist ein echter Mehrwert für deinen Kunden.
Häufige Fragen zur Privatrechnung
Muss ich bei Privatrechnungen die MwSt. separat ausweisen?
Bei Beträgen bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnung) reicht der Bruttobetrag mit Angabe des Steuersatzes. Ab 250 Euro brutto musst du die Mehrwertsteuer immer separat ausweisen – auch bei Privatrechnungen.
Kann ich Privatrechnungen per E-Mail schicken?
Ja. Eine Rechnung per E-Mail ist rechtsgültig – vorausgesetzt, dein Kunde hat dem elektronischen Empfang zugestimmt oder du hast keinen Grund anzunehmen, dass er Papier bevorzugt. Im Privatbereich ist das in der Regel unkompliziert.
Darf ich Anzahlungsrechnungen für Privatpersonen stellen?
Ja. Eine Anzahlungsrechnung ist rechtlich zulässig und üblich bei größeren Aufträgen. Sie muss als solche gekennzeichnet sein („Anzahlungsrechnung“) und die gleichen Pflichtangaben wie eine normale Rechnung enthalten.